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Organiser un séminaireles 8 étapes clés

Organiser un séminaire

Vous voulez mettre un séminaire en place mais vous vous posez des questions : comment et pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ? Quel budget investir ? Quel lieu choisir ? Dois-je faire appel à une agence évènementielle ? Le succès d’un séminaire passe par l’organisation !

On vous donne 8 conseils pour organiser le séminaire d’entreprise dont tout le monde se souviendra :

brainstorming

Étape 1 : définir les objectifs

La définition des objectifs passe par 2 questions primordiales :

  • Dans quel but je souhaite organiser un séminaire ? Mon objectif est-il de récompenser les équipes, de fêter un évènement particulier, de lancer un nouveau produit, de présenter une nouvelle stratégie ?
  • Pour quelle cible ce séminaire est-il destiné ? Des partenaires, des collaborateurs, des clients ?

C’est en vous posant ces 2 questions que vous pourrez commencer à penser l’organisation de votre évènement.
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Étape 2 : choisir un type de séminaire

Il existe plusieurs types de séminaire :

  • Séminaire de motivation : souvent destiné aux salariés de l’entreprise, ce séminaire va permettre de remotiver ses équipes par le biais d’activités team building comme des initions golf, des cours de cuisine, des animations nature et même des soirées jeux ou cabaret ! L’objectif principal est de renforcer la cohésion d’équipe !
  • Séminaire d’intégration : vous avez récemment embauché de nouvelles recrues au sein de l’entreprise ? Pourquoi ne pas organiser un moment ludique pour permettre de créer des liens rapidement et dans une ambiance décontractée ?
  • Séminaire de formation : cette forme de séminaire est plus studieuse. Elle va permettre de rassembler des collaborateurs pour dialoguer sur de nouveaux projets, de nouvelles connaissances et compétences à acquérir. Elle est également appelée journée d’étude.

Chaque séminaire va permettre de répondre à vos objectifs !
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Étape 3 : définir le budget

Le budget va se former une fois que vous aurez répondu à l’étape 1 et 2. Selon le type de séminaire sélectionné, selon la durée (une demi-journée, une journée, un week-end…), selon le nombre de participants, le budget va varier.

Prenez le temps d’établir minutieusement le budget afin de ne pas avoir de mauvaises surprises !
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Étape 4 : sélectionner une date

Le but est de rassembler un maximum de personnes ce jour-là, c’est donc pour cela que le choix de la date est primordial.

Evitez de choisir une date durant les périodes :

  • De vacances scolaires
  • De ponts
  • De veille de week-end

Et toutes autres dates importantes pouvant ainsi compromettre la disponibilité des participants.
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Étape 5 : choisir le lieu idéal

Paris et son château de Versailles, Lyon et sa cathédrale Saint-Jean, Bordeaux et sa Place de la Bourse, Toulouse et son Capitole… Vous avez les yeux qui brillent en y pensant mais attendez de voir ce que la Destination Niort – Marais Poitevin propose !

Notre territoire regorge de lieux tout aussi incroyables : de Niort, ville au riche passé historique avec son emblématique Donjon mais surtout capitale française des mutuelles d’assurance, 4e place financière française et capitale régionale de l’économie sociale et solidaire ; au Marais Poitevin, lieu d’exception où calme et nature règnent en maître. Assimilé à Venise en Italie d’où son surnom « La Venise Verte », le Marais Poitevin est l’endroit idéal pour réaliser une promenade en barque, une balade à vélo ou tout autre activité respectueuse de la nature et du développement durable. Une destination inspirante pour un séminaire réussi !

Notre territoire est donc tout à fait enclin à recevoir un séminaire grâce aussi à :

Étape 6 : constituer un rétro planning

Une bonne organisation est cruciale et pour cela, établissez-vous un planning précis, étape par étape afin que l’évènement se déroule au mieux le jour J.

Listez l’ensemble des tâches à faire en amont, leurs échéances, la durée estimée, leur budget (hébergement, restauration, intervenants, location de salles…). Prévoyez des réunions avec votre hiérarchie et vos équipes afin de faire valider chaque étape de votre évènement.

Gardez à l’esprit des solutions de dernières minutes si une étape vient à ne pas se réaliser correctement le jour du séminaire. Il faut pouvoir rebondir rapidement et sans entacher le reste de la journée !
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Étape 7 : rédigez une feuille de route pour les participants

Ça y est, vous vous rapprochez pas à pas du jour J ! Vous avez vérifié toute la logistique, réalisez des répétitions si nécessaire, recontactez les intervenants pour faire un dernier point. Tout est prêt !

Maintenant, il faut réaliser une fiche de route pour vos participants afin de rendre le déroulé de ce séminaire le plus fluide possible. Inscrivez sur ce document :

  • Les horaires des réunions et des activités
  • Un descriptif de chaque étape de la journée
  • Les lieux/salles où se déroule chaque intervention avec éventuellement un plan pour se repérer
  • Les temps de pause (déjeuner, collation…)

Mieux vous informerez vos participants, plus votre séminaire se déroulera sans surprises.
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Étape 8 : communiquez après l’évènement

L’évènement est passé mais ce n’est pas pour autant qu’il est terminé ! Vous devez à présent mesurer les efforts que vous avez mis en place pour la réaliser ce séminaire et pour cela, vous devez mesurer la satisfaction de vos participants.

  • Dans les jours à suivre, préparez un questionnaire de satisfaction pour recueillir les retours positifs et négatifs
  • Dans les semaines suivantes, vous pouvez envoyer un mot de remerciement à vos participants avec un compte-rendu et des photos de cette journée afin qu’ils n’oublient pas ce petit moment hors du temps !

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